Les dix raisons pour lesquelles les responsables marketing aiment les évènements virtuels et les six solutions qu’ils utilisent

Marketing événementiel

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Vous vous souvenez de l’époque où « évènements » était synonyme d’« évènements en personne » ? Nous aussi. Le marketing a énormément changé en très peu de temps. Désormais, les évènements virtuels sont la priorité n°1 des spécialistes du marketing évènementiel. Et même si nous avons la nostalgie des voyages et des rencontres en chair et en os, ces évènements sont étonnamment réussis et ne cessent de s’améliorer.

D’ailleurs, le taux de participation atteint des records. Ainsi, plus de 500 000 personnes ont assisté à l’Adobe Summit virtuel au printemps, soit environ 16 fois plus que pour l’édition en présentiel. Rien qu’au cours des premières 24 heures, les visiteurs ont visionné 22 600 heures (l’équivalent de 2,6 ans !) de vidéos.

Adobe n’est pas le seul à enregistrer de tels chiffres. Partout dans le monde, des entreprises dans différents secteurs obtiennent d’excellents résultats. Même après le retour du présentiel, les responsables marketing prévoient de conserver les évènements virtuels au cœur de leur stratégie évènementielle globale. Ainsi, plus de 80 % d’entre eux envisagent de multiplier les évènements en ligne à l’avenir.[1]

Cet article détaille les dix raisons de cet engouement et présente les six technologies nécessaires pour organiser ces évènements.

1. Ils sont moins coûteux à organiser.

C’est une évidence : Il est moins cher, voire beaucoup moins cher, de planifier et d’organiser des évènements virtuels que des évènements physiques. Ils n’occasionnent en effet aucun frais de déplacement, d’hébergement ou de location de salle. Leur ROI peut donc être sensiblement plus élevé que celui des évènements présentiels. Plus d’un tiers des responsables marketing indiquent que le coût moyen par participant à un évènement virtuel se situe entre 500 et 1 000 dollars.[2]

Les économies ainsi réalisées permettent d’organiser d’autres évènements virtuels, mais aussi de financer des cadeaux originaux ou des activités divertissantes, comme un repas préparé en groupe ou une dégustation de chocolat.

2. Leur organisation et leur promotion prennent moins de temps.

Parce qu’ils évitent de déplacer des personnes, des produits et des systèmes d’affichage physiques, les évènements virtuels peuvent souvent être organisés plus rapidement que les évènements présentiels.  En moyenne, il suffit de trois à quatre semaines pour planifier un évènement virtuel, contre six à huit, voire plus, pour un évènement en présentiel. Dans le cadre d’une enquête réalisée auprès de quelque 3 000 responsables marketing, plus de la moitié ont déclaré qu’il suffisait parfois de deux semaines pour planifier un petit évènement virtuel.[3]

3. Ils sont plus faciles à caser dans l’agenda des participants.

Les déplacements posent problème sur le plan logistique pour les dirigeants à l’emploi du temps chargé et pour tous ceux qui ont des responsabilités familiales et domestiques. Souvent, les gens ne peuvent donc pas assister à autant d’évènements qu’ils le veulent, mais comme la virtualisation gagne du terrain, ils commencent à élargir leur horizon et à participer à un plus grand nombre d’évènements.

4. Ils permettent de s’adresser à des prospects dans le monde entier.

En cas d’évènement présentiel, la distance géographique constitue toujours un frein, alors qu’un évènement virtuel permet de rassembler des personnes du monde entier. Pour les sociétés multinationales et celles qui ambitionnent de le devenir, l’avantage est considérable.

5. Ils sont propices aux échanges très ciblés.

Comme les évènements virtuels sont moins coûteux et permettent d’attirer un public plus diversifié géographiquement parlant, il devient bien plus rentable d’en organiser autour de sujets ciblés et pointus. L’étendue de vos connaissances fera forte impression aux prospects et vous vous démarquerez des évènements qui ne font qu’effleurer la surface. De plus, les participants à un évènement très ciblé sont plus susceptibles de prendre votre produit ou service au sérieux.

6. Ils génèrent un gros volume de données et d’insights.

Il est parfois difficile de faire remplir des formulaires d’enquête à l’issue d’évènements présentiels. Il est toutefois important d’en savoir plus sur l’expérience des participants. Avec les évènements virtuels, vous savez plus précisément comment les participants interagissent.

La plupart des plateformes évènementielles permettent d’enregistrer chaque session et interaction. Ces données sont d’une grande utilité pour les commerciaux assurant le suivi des prospects et pour les responsables marketing chargés d’organiser de nouveaux évènements et d’élaborer des stratégies de campagne.

7. Ils séduisent des intervenants prestigieux et de hauts dirigeants.

Les intervenants de qualité étant très demandés, il est difficile de les convaincre. Parfois, il est même impossible d’obtenir la participation d’un dirigeant de l’entreprise, surtout s’il faut se déplacer. En éliminant cette contrainte, on multiplie les possibilités.

Il est par exemple bien plus simple de demander à quelqu’un de participer à une keynote virtuelle qu’à une visite organisée sur plusieurs jours. Dans le même ordre d’idées, de nombreuses présentations d’évènements virtuels peuvent être enregistrées à l’avance, ce qui offre une plus grande souplesse de programmation pour les présentateurs à l’agenda surchargé.

8. Ils sont bien plus faciles à adapter.

La majorité des évènements présentiels sont limités à la capacité du lieu d’accueil, et les listes d’attente sont souvent considérables. Les évènements virtuels peuvent, quant à eux, être adaptés rapidement en fonction des besoins, surtout si vous utilisez une plateforme de streaming dédiée plutôt qu’un service de visioconférence.

9. Ils peuvent évoluer au même rythme que les produits.

Vous devez communiquer aux clients et prospects une information importante au sujet d’un produit ou d’un service et souhaitez privilégier un support interactif pour ce faire ? Un évènement virtuel peut parfaitement répondre à ce besoin. Au lieu d’attendre de disposer d’un certain volume d’informations produit à partager dans le cadre d’un seul lancement de grande ampleur, testez des lancements plus fréquents et mieux ciblés.

10. Ils peuvent accélérer le développement du pipeline

Comme des technologies d’ajout de rendez-vous dans les calendriers peuvent être intégrées aux évènements virtuels, il est facile d’organiser des points de situation pendant l’évènement. Vous pourrez ainsi qualifier les leads plus rapidement et accélérer leur progression dans le funnel des ventes.

Les technologies évènementielles, gage de réussite

Les évènements virtuels relèvent à la fois de l’art et de la science. Il faut faire preuve de créativité pour trouver des sujets intéressants et des formats susceptibles de captiver les participants. Mais pour la planification, la promotion et l’exécution, la technologie prime, surtout si vous prévoyez d’organiser plusieurs évènements tout au long de l’année ou que l’équipe marketing est réduite.

Vous aurez besoin des six types de solution suivants pour gérer un calendrier d’évènements virtuels de plus en plus chargé :

  1. une plateforme d’automatisation du marketing ;
  2. une plateforme de gestion de webinaires interactifs/évènements en direct ;
  3. des outils de planification et d’amplification pour les réseaux sociaux ;
  4. un système de chat en direct et de marketing conversationnel ;
  5. une plateforme de gestion des évènements et workflows ;
  6. des outils d’attribution marketing.

Ces technologies sont particulièrement importantes si vous collaborez avec plusieurs équipes dans le monde. « Si l’organisation de l’Adobe Summit met à contribution tout un village, sa digitalisation a nécessité l’intervention d’encore plus de villageois. L’Adobe Summit étant pour la première fois hébergé sur Adobe.com, l’équipe habituellement composée d’intervenants Adobe et de spécialistes du marketing expérientiel, de la génération de demande, des relations publiques, de la communication des dirigeants, des réseaux sociaux, de la création, des produits et du marketing s’est enrichie de spécialistes web, ingénierie, analytics et UX design », explique Julie Martin, directrice senior des évènements d’entreprise chez Adobe et grande contributrice du Summit.

La technologie a aidé les équipes de l’Adobe Summit à collaborer avec fluidité et à garder le cap. Pour savoir précisément comment organiser un évènement virtuel réussi et quelles technologies utiliser, regardez notre webinar intitulé Launch Virtual Events That Stand Out. (Comment organiser des évènements virtuels qui se démarquent).